பத்திரப் பதிவின்போது மேற்கொள்ளப்படும் 3 முக்கிய நடவடிக்கைகள்

அப்போதுதான் பதிவின்போது சார்பதிவாளர் கேட்கும் விவரங்களை சரியாக அளிக்க இயலும். பத்திரப்பதிவிற்கு முன்பதிவு செய்த நாள் மற்றும் நேரத்தில் தாக்கல் செய்யப்படும் பத்திரம் சார்பதிவாளரால் சரிபார்க்கப்பட்டு, கீழ்கண்ட முடிவுகள் எடுக்கப்படும்.

1) பத்திரம் முறையாக பதிவு செய்யப்பட்டு அதற்கான ரசீது சார்பதிவாளரால் கையொப்பமிடப்பட்டு ஆவணதாரருக்கு அளிக்கப்படும். அதில் பத்திரம் எப்போது திரும்ப வழங்கப்படும் என்ற விவரம் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும். ஆவணத்தை திரும்பப் பெற்றுக்கொள்ள அத்தாட்சி பெற்றவர் ரசீதில் குறிப்பிட்டுள்ள தேதியில் (பதிவு செய்யப்பட நாளன்றே திருப்பி அளிக்கப்படலாம்) சார்பதிவாளர் அலுவலகத்திற்கு நேரில் சென்று அசல் பத்திரத்தை திரும்ப பெற்றுக்கொள்ளலாம்.

2) பத்திரத்தில் குறிப்பிடப்பட்டிருக்கும் பட்டா போன்ற விவரங்கள் சரி பார்க்கவேண்டிய நிலையிலும், தேவையான முத்திரைத் தீர்வை செலுத்தாதபோதும் மற்றும் இன்னும் பிற வரையறுக்கப்பட்ட காரணங்களுக்காகவும் பத்திரம் நிலுவை பத்திரமாக பதிவு செய்யப்படவும் வாய்ப்பு உண்டு. அந்த நிலையில், அதற்கான காரணத்தை ரசீதில் குறிப்பிட்டு சார்பதிவாளரால் கையொப்பமிட்டு ஆவணதாரருக்கு வழங்கப்படும். நிலுவைக்கான காரணம் சரி செய்யப்பட்டவுடன் பத்திரம் முறையாக பதிவு செய்யப்பட்டு சம்பந்தப்பட்டவருக்கு திரும்ப வழங்கப்படும்.

3) பதிவுச் சட்டம், பதிவு விதிகள், அரசாணைகள் மற்றும் பதிவுத்துறைத்தலைவர் சுற்றறிக்கைகளில் கூறியுள்ளபடி தேவையான விவரங்களுடன் பத்திரம் தாக்கல் செய்யப்படாத நிலையில் பதிவு மறுக்கப்படும். அவ்வாறு பதிவு மறுக்கப்படும் நிலையில் என்ன காரணத்திற்காக பதிவு மறுக்கப்பட்டது என்ற விவரத்துடன் பதிவு மறுப்புச் சீட்டு, சார்பதிவாளரால் கையொப்பமிடப்பட்டு பத்திரதாரருக்கு வழங்கப்படும். அந்த நிகழ்வுகளில் ஆவணதாரர்கள் பதிவு மறுப்புச் சீட்டில் தெரிவிக்கப்பட்டுள்ள காரணங்களை சரி செய்து பத்திரப் பதிவை மேற்கொள்ளலாம்.

மேற்கண்ட தகவல்களின் அடிப்படையில் ஒரு பத்திரம் பதிவுக்கு அனுமதிக்கப்பட்டு, முறையாக பதிவு செய்யப்பட்டாலோ, நிலுவையில் வைக்கப்பட்டாலோ அல்லது பதிவுக்கு மறுக்கப்பட்டாலோ அதற்கான காரணம் ரசீதில் குறிப்பிடப்பட்டு, சார்பதிவாளரால் கையொப்பமிட்டு பத்திரதாரருக்கு வழங்கப்படும்.